Распоряжение Главы города Пскова от 20.05.2013 N 40-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Псковской городской Думе"

ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 мая 2013 г. № 40-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

В целях совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, повышения эффективности работы с документами в Псковской городской Думе, руководствуясь статьей 28 Устава муниципального образования "Город Псков":
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Псковской городской Думе (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Псковской городской Думы обеспечить ведение делопроизводства во вверенных им структурных подразделениях в соответствии с требованиями Инструкции.
3. Признать утратившим силу распоряжение Главы города Пскова от 15 мая 2008 г. № 35-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Псковской городской Думы".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Псковской городской Думы Е.М.Мельникову.

Глава города Пскова
И.Н.ЦЕЦЕРСКИЙ





Утверждена
распоряжением
Главы города Пскова
от 20 мая 2013 г. № 40-р

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Псковской городской Думе (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения правотворческой и управленческой деятельности и повышения ее эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Настоящая Инструкция устанавливает единые обязательные требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Псковской городской Думы (далее - Дума).
2. Организация работы с документами регулируется законодательством Российской Федерации и Псковской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Государственного архивного управления Псковской области, государственными стандартами Российской Федерации, требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков", настоящей Инструкцией.
3. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) регламентируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и соответствующими муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков".
4. Применение Инструкции должно способствовать формированию единого официального и делового стиля документов в Думе, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
6. Регистрация документов, контроль их исполнения и некоторые другие процедуры документооборота осуществляются в Думе в электронной форме с применением системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов) (далее - СЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Думе, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, методическое руководство этой работой, комплектование архива Думы возлагается на отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы, который в целях контроля не реже чем один раз в год организует систематические проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Думы и, в случае необходимости, оказывает им методическую помощь.
9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, комплектование архива в структурных подразделениях аппарата Думы возлагается на их руководителей.
10. Муниципальные служащие аппарата Думы и лица, замещающие должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, исполняющие обязанности по обеспечению деятельности Думы (далее - работники), несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и выполнение требований настоящей Инструкции.
11. О неисправимом повреждении, утрате документов и иных случаях нарушения правил работы с ними, установленных настоящей Инструкцией, работник должен сообщить своему непосредственному руководителю, который в свою очередь обязан передать эти сведения в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы.
Сведения о неисправимом повреждении или утрате документа докладываются начальником отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы Главе города Пскова, а в его отсутствие - исполняющему его полномочия заместителю Главы города Пскова (далее - Глава города), и управляющему делами Думы.
12. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время отстранения от работы, в других случаях временного отсутствия на работе или в случае увольнения, перемещения по службе работник обязан передать все находящиеся у него документы своему непосредственному руководителю или другому работнику по указанию своего непосредственного руководителя. При отстранении от работы, увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
В указанных случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в Думе документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.
При служебной необходимости в изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, Глава города или управляющий делами Думы назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей другому работнику.
13. Для совместной проработки проектов документов и обмена информационными материалами между структурными подразделениями и работниками используется локальная вычислительная сеть и программное обеспечение компьютерной техники аппарата Думы.
14. Информация, содержащаяся в служебных документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий (компетенции) должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов в другие организации осуществляется исключительно по указанию (разрешению) Главы города.
15. Вновь принятые работники знакомятся с настоящей Инструкцией в отделе служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы под роспись. Текст настоящей Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе локальной вычислительной сети аппарата Думы.

II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в аппарате Думы;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Думы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Думы и его структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
"электронный документ" - электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе; документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
"электронная подпись" - реквизит электронного документа, информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа, оформленного на бумажном носителе.

III. Создание документов (документирование)

1. Общие требования по оформлению документов

1.1. При подготовке документов применяется текстовый редактор (прикладная программа для компьютерной техники, предназначенная для производства (включая набор, редактирование, форматирование, печать) любого вида печатной информации), позволяющий сохранять подготовленные документы в электронной форме в форматах *.doc, *.docx или *.rtf с использованием шрифта Times New Roman.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
1.2. Документы Думы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. При подготовке электронных документов в Думе используются электронные шаблоны бланков документов.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297 мм) независимо от вида носителя (бумажный носитель или электронный документ), имеет следующие размеры полей (если настоящей Инструкцией или другими муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков" не установлено иное):
левое - 30 мм;
правое - 15 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
1.4.